Are exchanged or reciprocal links okay with Google?
Etmagnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Donec lorem ipsum dolor sit amet, et consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget consyect etur dolor.

Contact Info

(+888)-123-4587

121 King St, Melbourne VIC 3000, Australia

info@example.com

Folow us on social

Den komplette guide til virksomhedsregistrering

Den komplette guide til virksomhedsregistrering

Videregivelse: Dette indhold er læserunderstøttet, hvilket betyder, at hvis du klikker på nogle af vores links, kan vi tjene en provision.

Virksomheder verden over i alle størrelser og brancher har en ting tilfælles – papirarbejde. Der er snesevis af formularer, optegnelser, skattedokumenter og andre virksomhedsregistre, der skal organiseres og vedligeholdes i årevis.

Denne dybdegående guide forklarer alt, hvad du har brug for at vide om virksomhedens journalføring.

Hvorfor virksomhedsregistrering er så vigtigt

De fleste virksomhedsregistre indeholder afgørende oplysninger om din virksomhed og dens drift. Dette begynder under dannelsesprocessen med dine vedtægter og fortsætter med selvangivelser, virksomhedsvedtægter, mødeprotokoller, hovedbøger og meget mere.

Virksomheder er lovpligtige til at føre detaljerede virksomhedsregistre. Manglende overholdelse af disse love kan føre til betydelige juridiske konsekvenser, bøder, sanktioner og andre overholdelsesspørgsmål.

Bortset fra din juridiske forpligtelse til at føre virksomhedsregistre, giver god virksomhedsregistrering praktisk værdi for enhver operation. For eksempel kan virksomhedsregistre hjælpe dig med at spore og overvåge din virksomheds års bane over år. Du kan henvise til selvangivelser tidligere for at hjælpe dig med selvangivelser i fremtiden.

Virksomhedsregistrering bevarer også “virksomhedens slør”. Dette udtryk bruges til at beskrive adskillelsen af ​​aktiver mellem selskabet og dets medlemmer.

En anden grund til, at god virksomhedsregistrering er vigtig, er at bevise, at din virksomhed overholder forskellige regler. Nøjagtige og organiserede optegnelser kan beskytte dig og din virksomhed i tilfælde af revision eller retssag.

Hvis du planlægger at sælge din virksomhed, udstede nye aktier eller rejse kapital fra eksterne investorer, vil købere og investorer også gerne gennemgå dine poster. Dette kan i sidste ende hjælpe dig med at øge værdien af ​​din virksomhed gennem et tredjepartsobjektiv.

Der er masser af andre operationsspecifikke eksempler, hvor du muligvis skal vise dine virksomhedsregistre, herunder:

Forhandling af finansieringsbetingelser med en långiver Indgåelse af en ny kontrakt med en tredjepartsleverandør Underskrivelse af en virksomhedslejeaftale med en udlejer Afvikling af tvister mellem aktionærer Opnåelse af forsikringsdækning

Listen bliver ved og ved, og posterne varierer for hver enkelt. For eksempel kan en långiver eller sælger se poster, der er relateret til din salgshistorik, mens en mægler, der håndterer en aktionærkonflikt, har brug for virksomhedsvedtægter og mødeprotokoller.

Når disse typer begivenheder opstår, vil du ikke være i færd med at finde en bestemt form eller et dokument – alt skal være organiseret og let tilgængeligt.

Dette gælder især, hvis det dokument, du skal finde, er fra flere år siden.

Her er en simpel casestudie, der viser vigtigheden af ​​god virksomhedsregistrering. Eksemplet involverer et firma kaldet “Clever Cloud”, som blev inkorporeret tilbage i 2010. Efter inkorporering registrerede virksomheden et domæne og et varemærke i samme år.

Disse optegnelser kom til nytte et årti senere, da virksomheden var involveret i en retssag og skulle forsvare sit varemærke og domæne fra en virksomhed, der opererer i et andet land.

Havde disse virksomhedsrekorder ikke været vedligeholdt i over ti år, var resultatet måske ikke så gunstigt for Clever Cloud.

Hurtige tips til forbedring af virksomhedernes rekordføring i dag

Virksomhedsregistrering kan virke udfordrende eller skræmmende, især med så mange ting at holde styr på. Men dette er langt mindre overvældende, når du følger nedenstående tips.

Alle disse hurtige opgaver er lette at implementere, så du kan komme i gang med god virksomhedsregistrering med det samme.

Tip nr. 1 – vide, hvilke optegnelser der skal opbevares, og hvor længe de skal opbevares

Det bør ikke være et gættespil, når det kommer til, hvad der skal opbevares, og hvad der kan smides væk. Så start med at oprette en liste over alle poster, du skal vedligeholde, og hvor længe du skal beholde dem.

De nøjagtige krav vil variere fra selskab til selskab, men her er en generel liste for at komme i gang:

Stiftelses vedtægter (og eventuelle ændringer) Virksomheds vedtægter Virksomhedsmødeprotokoller Selskabsskatteregistre Bevis på dokumenter til sikkerhedskopiering af skattefradrag Beskæftigelsesskatteregnskaber Virksomhedsafviklingsposter Årlige rapporter Lagerudveksling og værdipapirregistre Regnskabs- og bogføringsoptegnelser Bankoptegnelser og kreditkortoptegnelser Menneskelige ressourcer (medarbejderregistre, ansøgere, opsigelser mv. .) Aktionæraftaler Kontrakter Tilladelser og licenser Al kommunikation til aktionærerne Liste over navne og adresser til tidligere og nuværende direktører og ledere Alle og alle dokumenter, der er indsendt til staten Forsikringsdokumenter

Igen er dette ikke en komplet liste. Dit selskab skal muligvis føre nogle yderligere optegnelser baseret på specifikke situationer. I andre tilfælde behøver dit selskab muligvis ikke at vedligeholde alt, der er anført ovenfor.

Når du er i tvivl, er her en enkel måde at beslutte, om et dokument skal opbevares eller ej. Spørg dig selv om rekorden ville blive anmodet om i en revision eller retssag. Hvis svaret er ja, behold det.

Med hensyn til hvor længe dine optegnelser skal opbevares, anbefaler IRS generelt at opbevare tingene i tre til syv år. Men det er bedre at være sikker og beholde ting længere bare for at være sikker.

Tip nr. 2 – Udnyt elektroniske journalføringsværktøjer

At opretholde fysiske virksomhedsrekorder kan være en udfordring, især i stor skala. Manuel organisering og arkivering er bare ikke effektiv, og det er svært at finde det, du leder efter, når tiden kommer.

Dette bliver stadig vanskeligere for virksomheder, der er spredt på flere steder. Hvad hvis et dokument, du har brug for, er i en anden stat? At gå derhen selv eller få nogen til at finde filen for dig er ikke særlig praktisk.

Ting er mere tilbøjelige til at være forlagt eller gå tabt, hvis du holder manuelle optegnelser. Papirkopier er også sårbare over for brande, oversvømmelser, tyveri og andre katastrofer uden for din kontrol.

Rubex af eFileCabinet er en topløsning at overveje i denne kategori.

Rubex løser langt de fleste smertepunkter for virksomheders journalføring, fordi den er alsidig på tværs af så mange kategorier. Du kan bruge den til at administrere poster til regnskab, menneskelige ressourcer, forsikring, juridisk og mere.

Det er et alt-i-et dokumenthåndteringssystem, der er sikkert og let at søge efter bestemte filer. Det bedste af det hele er, at du kan få adgang til dine virksomhedsregistre overalt.

Du kan i sidste ende bruge andre digitale værktøjer til at vedligeholde specifikke optegnelser. For eksempel kan du opbevare bogførings- og skatteoplysninger i din regnskabssoftware. Medarbejder- og lønsedler kan gemmes i din HR -software.

Men for diverse dokumenter og virksomhedsregistre får Rubex jobbet gjort.

Tip #3 – Kend dine statskrav

Ud over IRS er langt de fleste krav til virksomheders journalføring styret på statsniveau. Disse regler varierer fra stat til stat, så det er vigtigt for dig at forstå præcis, hvad der kræves i din placering.

For eksempel kræver mange stater, at optegnelser skal opbevares på en hovedforretningsadresse. Din registrerede agent kan være pålagt at vedligeholde nogle af dine inkorporeringsdokumenter.

De fleste virksomhedsregistre behøver ikke at blive arkiveret. Men nogle stater kan kræve, at du indsender en årlig eller halvårlig rapport. Ting som mødereferater behøver ikke nødvendigvis at blive arkiveret, men de bør stadig vedligeholdes med dine virksomhedsregistre.

Ud over dine specifikke statskrav bør du se på andre stater, hvor din virksomhed opererer eller planlægger at udvide. Dette hjælper dig med at forblive kompatibel på lang sigt.

Tip #4 – Sæt nogen i spidsen for virksomhedens journalføring

Det bør være en persons primære ansvar at føre gode optegnelser.

Sekretæren for en organisation er typisk den, der er ansvarlig for mødeprotokoller, sporing af mødedeltagelse, mødehandlinger og virksomhedsresolutioner. Derefter kan de distribuere filerne til en advokat, vigtige medlemmer og aktionærer.

Dette er et andet scenario, hvor Rubex fra eFileCabinet gør dit liv meget lettere.

Softwaren har indbyggede værktøjer til enkel og sikker dokumentdeling. Så du kan nemt sende poster til andre mennesker og kontrollere hver brugers tilladelser til, hvad de kan gøre med dokumentet.

Andre optegnelser vil blive vedligeholdt af afdelingsledere eller bestemte roller. For eksempel kan din økonomidirektør føre tilsyn med alle regnskabsposter, og HR -direktøren kan sikre, at alle medarbejderjournaler vedligeholdes korrekt.

Tip #5 – Handl hurtigere end senere

God virksomhedsregistrering af bedste praksis bør implementeres med det samme. Så at skubbe tingene væk til næste måned eller næste år burde ikke være en mulighed.

Hvis du venter på at få denne praksis på plads, kan du ende med at miste eller fejlfiltere vigtige poster, der skal vedligeholdes. Dette kan føre til problemer med overholdelse eller juridiske sanktioner.

Derudover øger ventetiden bare mængden af ​​arbejde og kræfter, når du beslutter dig for at gå digital. Lad os sige, at du planlægger at tage alle dine papirkopier og uploade dem til en dokumenthåndteringsløsning. Et andet års værdier af filer kan være dage eller timers ekstraarbejde.

Selvom du ikke behøver at ændre alle aspekter af din virksomhedsregistrering natten over, bør du tage skridt til at implementere bedste praksis ASAP. Ved hjælp af moderne software er dette ret let at gøre.

Langsigtede strategier til registrering af virksomheder

Ud over de hurtige tips, der er anført ovenfor, er der et par langsigtede strategier for virksomheders journalføring, der skal overvejes. Disse strategier tager lidt mere tid og kræfter for at se resultater, men på lang sigt vil du være taknemmelig for, at du satte dem på plads tidligt.

Strategi #1 – Forbered dig på det værste

Dette kan virke lidt ekstremt, men det er godt at have denne mentalitet, når du implementerer en virksomheds journalpolitik.

I virkeligheden er det “værste” måske ikke engang noget så slemt. Men det ville være frustrerende at få afslag på et lån eller noget, bare fordi du ikke kunne producere de optegnelser, som en långiver anmodede om.

Forhåbentlig vil du aldrig faktisk være i et værst tænkeligt scenario. Men hvis der opstår en ugunstig situation som en revision eller retssag, er det sidste, du ønsker, at være underforberedt.

Hvis du er i tvivl om noget, der skal opbevares, skal du beholde det alligevel. Hvis IRS anbefaler at opbevare et skattedokument i tre år, må du ikke ødelægge det dagen efter, at det tredje år slutter. Tag altid fejl på forsigtighedens side.

Det er den type mentalitet, du har brug for for at implementere hele virksomheden, hvilket kan tage lidt tid.

For eksempel kommer ting som kvitteringer og udgiftsrapporter ikke altid til at tænke på, når du taler om virksomheders journalføring. Men hvis et skattedokument fra år siden stilles spørgsmålstegn ved en revision, vil dette føre til dit regnskab, og du kan i sidste ende have brug for at sikkerhedskopiere noget med en kvittering eller kreditkortopgørelse.

Strategi #2 – Forbered dig på skalaen

Hvis du lige har startet et selskab, kan det virke rimeligt let at holde orden i din journalføring.

Men dette vil ændre sig med årene, da antallet af dokumenter og formularer kan stige eksponentielt. Dette gælder især, når du åbner nye lokationer, ansætter nye medarbejdere, udsteder aktier til nye aktionærer og mere.

En håndfuld mapper i et arkivskab kan virke tilstrækkelige i det første år eller to af din operation. Men denne journalføringsmetode vil hurtigt blive forældet og ineffektiv.

Så det er i din bedste interesse at planlægge skala fra begyndelsen. Det inkluderer brug af elektroniske journalføringsværktøjer og software. Dette vil gøre dit liv lettere om fem eller ti år, når du har flere optegnelser, end du kan holde styr på.

Når du skal finde en gammel fil, kontrakt eller opløsning, er det bare at søge i dine elektroniske poster for at finde det, du leder efter.

Næste skridt

Nu hvor du forstår vigtigheden af ​​god virksomhedsregistrering, er det tid til at implementere de tips og bedste praksis, der er forklaret ovenfor.

Hvis du vælger elektronisk virksomhedsregistrering, har du brug for mere end bare en løsning, der gemmer dokumenter. Kig efter et værktøj, der lader dig spore historien om disse elektroniske poster over tid, især hvis folk vil foretage ændringer i dem.

Se vores guide til den bedste dokumenthåndteringssoftware. Disse løsninger går ud over grundlæggende dokumentlagring og giver robust sikkerhed, versionskontrol, overholdelse af lovgivningen og mere.

Du bør også undersøge de bedste online juridiske tjenester, da mange af disse platforme tilbyder virksomhedssæt til god journalføring – især under inkorporeringsprocessen. Dette er ideelt for nye virksomheder og dem af jer, der lige er startet.

    Leave Your Comment

    Your email address will not be published.*